Die 10 häufigsten Fehler in Nebenkostenabrechnungen

Kosten der Hausverwaltung, Buchhaltung oder Steuerberatung sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich nicht umlagefähig. Tauchen sie auf — sofort widersprechen.

Was tun? In der Abrechnung nach Begriffen wie „Verwaltung", „Buchhaltung" oder „Kontoführung" suchen.

Austausch der Heizungspumpe, Reparatur des Aufzugs, neue Briefkästen: All das trägt der Vermieter. Nur laufende Wartung ist umlagefähig.

Was tun? Posten wie „Instandsetzung" oder „Erneuerung" sind klare Warnsignale.

Stimmt die angegebene Wohnfläche nicht mit deinem Mietvertrag überein, ist die gesamte Verteilung falsch. Auch die Gesamtfläche des Gebäudes muss korrekt sein.

Was tun? Wohnfläche aus dem Mietvertrag mit der Abrechnung vergleichen.

Der Abrechnungszeitraum darf 12 Monate nicht überschreiten. Außerdem muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach dessen Ende beim Mieter eingehen — sonst entfällt die Nachforderung.

Was tun? Datum des Zugangs der Abrechnung notieren (Briefumschlag aufheben!).

Stehen Wohnungen leer, trägt der Vermieter die anteiligen Kosten — niemals die übrigen Mieter. Auch verbrauchsabhängige Posten sind betroffen.

Was tun? Stimmen die abgerechneten Einheiten mit der Realität überein?

Du hast Recht auf Einsicht in Originalbelege, Dienstleisterverträge und Verbrauchsablesungen. Verweigert der Vermieter, kannst du die Nachzahlung zurückbehalten.

Was tun? Schriftlich Belegeinsicht verlangen — mit Fristsetzung von 4 Wochen.

Kapitalkosten oder Abschreibungen für Gebäude und Anlagen sind nicht umlagefähig. Vorsicht bei kreativen Bezeichnungen wie „Anlagekosten" oder „Investitionsumlage".

Was tun? Jeden Posten mit § 2 BetrKV abgleichen — was nicht drinsteht, ist nicht erlaubt.

Hausverwaltung und Hauswart sind nicht dasselbe. Während die Arbeitsleistung des Hauswarts umlagefähig ist, dürfen Verwaltungspersonal und Verwaltungssoftware nie auftauchen.

Was tun? Unterscheide klar: Hauswart-Tätigkeit (ok) vs. Hausverwaltung (verboten).

Posten aus früheren Abrechnungszeiträumen dürfen nicht nachgeschoben werden. Jede Abrechnung steht für sich.

Was tun? Datumsangaben auf den Belegen prüfen — alles außerhalb des Zeitraums streichen.

Erreicht die Abrechnung dich später als 12 Monate nach Ende des Abrechnungsjahres, ist die Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Ein Guthaben muss der Vermieter trotzdem auszahlen.

Was tun? Im Zweifel kostenlos prüfen lassen — keine Zahlung ohne Prüfung leisten.